Steuerlicher Abzug beim häuslichen Arbeitszimmer: Was ist möglich?

Wer in den eigenen vier Wänden ein Arbeitszimmer nutzt, der kann unter Umständen von attraktiven Steuervorteilen profitieren. Jedoch sind dabei einige Punkte zu berücksichtigen und bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen. Was genau gilt beim häuslichen Arbeitszimmer, und wie lassen sich Kosten in der Einkommensteuer geltend machen?

Welche Voraussetzungen gelten für ein Arbeitszimmer?

Zunächst müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, um ein Arbeitszimmer in der Steuererklärung zu aktivieren:

Beruflicher Zusammenhang: In erster Linie muss ein beruflicher Zusammenhang bestehen. Wer etwa als Übersetzer tätig ist und im heimischen Arbeitszimmer dieser Tätigkeit nachgeht, der hat das Recht, Kosten steuerlich geltend zu machen. Gleiches gilt für einen Handwerker, der im eigenen Arbeitszimmer abseits des Arbeitsplatzes seine administrativen Arbeiten erledigt. Dazu gehören beispielsweise:

• die Buchführung
• das Erstellen von Angeboten
• das Ausstellen von Rechnungen

Räumliche Anforderungen: Der Gesetzgeber schreibt vor, dass es sich bei einem häuslichen Arbeitszimmer um einen räumlich getrennten Bereich handelt, der spezifisch als Arbeitszimmer zum Einsatz kommt. Es reicht also nicht aus, den Laptop im Wohnzimmer zu verwenden und damit den gesamten Raum als Arbeitszimmer zu definieren. Gleiches gilt, wenn ein Gästezimmer zugleich zum Arbeiten genutzt wird.

Mittelpunkt der Tätigkeit: Darüber hinaus muss das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bilden. Entscheidend ist dabei nicht die Stundenzahl, sondern wo die wesentliche, prägende Arbeit stattfindet. Ein Influencer, der in seinem Arbeitszimmer streamt und hin und wieder Außenaufnahmen dreht, hat also seinen beruflichen Mittelpunkt in diesem Zimmer.

Wer die räumlichen und beruflichen Anforderungen erfüllt, der kann Kosten, die im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer stehen, in voller Höhe von der Steuer absetzen. Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Möglichkeiten, ein Arbeitszimmer steuerlich geltend zu machen. Dann lassen sich zwar nicht mehr die vollen realen Kosten absetzen, aber es gibt dennoch Pauschalen, die durchaus attraktiv sind.

Diese Pauschalen kommen immer dann in Betracht, wenn

• nur ein Teil der beruflichen Tätigkeit im heimischen Arbeitszimmer stattfindet oder
• der Arbeitgebende einen regulären Arbeitsplatz zur Verfügung stellt.
• Auch wenn die räumlichen Anforderungen an ein heimisches Arbeitszimmer nicht erfüllt sind, können Pauschalen statt der realen Kosten abgesetzt werden.

Ein Beispiel für ein solches Szenario ist die Tätigkeit als Lehrkraft. In diesem Fall liegt der berufliche Schwerpunkt in der Schule, während das heimische Arbeitszimmer für die Vorbereitung, Recherche oder Kontrolle von Arbeiten benötigt wird. In diese Kategorie fällt auch das Homeoffice. Dabei ist es unerheblich, ob das Homeoffice vom Arbeitgebenden angeordnet ist oder als Option offensteht.

Wer kann Kosten für ein Arbeitszimmer oder das Homeoffice geltend machen?

Der interessante Punkt bei einem Arbeitszimmer oder dem Homeoffice ist, dass grundsätzlich alle Gruppen, die eine Einkommensteuererklärung abgeben, Kosten geltend machen können:

• Angestellte und Beamte: Das gilt also für alle, die in einem Angestelltenverhältnis sind, und auch für Personen in einem Beamtenverhältnis. Bei ihnen zählen die Kosten als Werbungskosten.
Selbstständige: Darüber hinaus können Selbstständige ebenfalls Kosten für ein Arbeitszimmer von der Steuer absetzen. Diese gelten als Betriebsausgaben, mindern also den Gewinn der selbstständigen Tätigkeit und wirken sich somit auch auf die Einkommensteuer aus.
Arbeitslose: Es kann aber auch jemand, der aktuell arbeitslos ist, Kosten für ein Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Das ist dann der Fall, wenn jemand ohne Beschäftigung eine Weiterbildung oder Berufsausbildung auf eigene Kosten durchführt und dafür das eigene Arbeitszimmer nutzt.
Elternzeit: Gleiches gilt in der Elternzeit oder im Erziehungsurlaub.

Welche Kosten lassen sich steuerlich geltend machen?

Es gibt mehrere Varianten, wie sich Kosten für das Arbeitszimmer steuerlich geltend machen lassen. Ausschlaggebend ist, welche Vorgaben das eigene Arbeitszimmer erfüllt. Wer die räumlichen Anforderungen erfüllt, also einen getrennten Raum spezifisch für die Arbeit eingerichtet hat, und den beruflichen Mittelpunkt in diesem Arbeitszimmer hat, der kann die vollen real anfallenden Kosten in der Steuer angeben.

Laufende Kosten

Interessant sind in erster Linie die laufenden Kosten, die sich anteilig in der Steuererklärung angeben lassen. Dies bezieht sich auf Miete, Stromkosten, Heizkosten und Versicherung.

Beispiel: Eine Mietwohnung mit 60 Quadratmetern Fläche kostet 800 Euro Kaltmiete im Monat. In dieser Wohnung befindet sich ein Arbeitszimmer mit einer Größe von 15 Quadratmetern, das die räumlichen und beruflichen Anforderungen erfüllt. Da der Anteil an der Gesamtfläche 25 Prozent beträgt, lassen sich 25 Prozent der laufenden Kosten geltend machen.

Kosten für die Müllabfuhr, die Wasserversorgung und andere Posten können nach demselben Schema kalkuliert werden. Bei Wohneigentum sind folgende Posten anteilig abzugsfähig:

• die Gebäudeversicherung
• die Grundsteuer
• die Zinsen für die Finanzierung eines Immobilienkredits
• die Gebäude-Abschreibung (AfA)

Renovierungen und Reparaturen

Ebenso interessant ist die Möglichkeit, Kosten für Renovierungen und Reparaturen steuerlich geltend zu machen:

Steht die Renovierung im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer (beispielsweise das Tapezieren), dann sind die Kosten in voller Höhe anrechenbar. Bei Renovierungen des gesamten Hauses wie bei der Anbringung einer Fassadendämmung gilt wieder die anteilige Berechnung anhand der Grundfläche.

Pauschalen als Alternative

Die Alternative zur Auflistung der realen Kosten sind Pauschalen. Dafür ist kein Kostennachweis erforderlich, was das Verfahren deutlich erleichtert. Seit 2023 gibt es zwei verschiedene Pauschalen: die Jahrespauschale für das Arbeitszimmer und die Homeoffice-Pauschale.

In welcher Form müssen Steuerpflichtige Ausgaben und Nachweise dokumentieren?

Selbstständige und Gewerbetreibende, die reale Kosten statt der Pauschalen nutzen möchten, kommen um eine präzise Dokumentation nicht herum. Dabei gelten strenge Vorgaben, die in § 4 Abs. 7 Einkommensteuergesetz festgehalten sind. Für Angestellte und Beamte gilt diese Aufzeichnungspflicht nicht. Im Fokus steht dabei die Formulierung, dass die Aufwendungen besonders aufzuzeichnen sind. Was dies in der Praxis bedeutet, hat der Bundesfinanzhof mit seinem Urteil Az. VIII R 6/24 am 24. März 2026 klargestellt:

• Nicht ausreichend: Es reicht nicht aus, wenn die Ausgaben zusammen mit den Betriebsausgaben dokumentiert und Belege im selben Ordner abgelegt sind. Auch eine geordnete Belegsammlung oder eine Zusammenstellung erst für die Steuererklärung genügt nicht.
• Zeitnah und besonders: Der Bundesfinanzhof urteilte, dass zeitnah eine besondere Dokumentation zu erfolgen hat.
• „Besonders“: Als „besonders“ gilt eine Erfassung auf einem eigenen Konto in der Buchführung oder in einer eigenen Spalte der Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
• „Zeitnah“: „Zeitnah“ bedeutet nach der Auslegung des Gerichts in der Regel innerhalb von zehn Tagen, in Ausnahmefällen bis zu einem Monat.
• Folge bei Versäumnis: Wer die Aufzeichnung versäumt, verliert den Abzug der Arbeitszimmerkosten komplett.